Kasse und Buchhaltung

Vereinshuus führt eine richtige doppelte Buchhaltung – ihr müsst sie aber nicht verstehen. Beim Erfassen wählt ihr «Einnahme» oder «Ausgabe» und eine Kategorie wie «Mitgliederbeiträge» oder «Noten»; die Konten im Hintergrund setzt Vereinshuus.

Start

Beim ersten Mal: Anfangsbestände eintragen – Kontostand der Bank, Bargeld in der Kasse, allenfalls offene Rechnungen. Der Kontenplan passt zum Vereinstyp und lässt sich anpassen.

Buchen

• Schnell erfassen: Datum, Betrag, Kategorie, Text. Fertig.
• Beleg fotografieren: am Handy die Quittung fotografieren. Der KI-Helfer schlägt Datum, Betrag und Kategorie vor; ihr bestätigt.
• Mehrere Belege auf einmal: unter «Belege fotografieren» mehrere Bilder wählen – jedes wird ein eigener Beleg. Gehören die Bilder zu einer mehrseitigen Rechnung, das Häkchen setzen. Eine weitere Seite lässt sich auch später beim Beleg hinzufügen.
• Bankauszug: Kasse & Buchhaltung → Bank → camt-Datei hochladen. Beitragszahlungen ordnen sich über die Referenz zu. Was ihr schon von Hand gebucht habt (z. B. eine Ausgabe mit Beleg), erkennt Vereinshuus und verknüpft es, statt es doppelt zu buchen. Passt ein fotografierter Beleg zu einer Bankbewegung, hängt er schon daran.
• Kategorie-Vorschlag, der dazulernt: Vereinshuus schlägt vor, wie ihr bisher gebucht habt («wie die letzten 3 Zahlungen an Musikhaus …»). Korrigiert ihr einen Vorschlag, gilt die Korrektur beim nächsten Mal.

Spesen

Mitglieder reichen Spesen mit Foto der Quittung ein. Der Kassier sieht sie unter Spesen, prüft und zahlt aus; die Buchung entsteht dabei.

Budget und Berichte

Unter Budget tragt ihr pro Kategorie den Plan ein. Der Budget-Assistent füllt alles vor: Durchschnitt der letzten zwei Jahre (im Herbst mit dem Budget des laufenden Jahres statt des halben Ist) und die Mitgliederbeiträge aus Kategorien × Mitgliedern. Gespeichert wird erst, wenn ihr speichert. Berichte zeigt Erfolgsrechnung und Bilanz mit Vorjahr und Budget, jederzeit als PDF.

Jahresabschluss

Kasse & Buchhaltung → Abschluss führt durch die Schritte: Ist alles gebucht? Abgrenzungen, Abschreibungen, Abschliessen. Die Jahresrechnung für die GV gibt es unter Berichte als PDF. Danach wird das Jahr abgeschlossen und das neue mit den Schlussbeständen eröffnet.

Revision

Wer die Rolle Revision hat, sieht alle Buchungen und Belege, kann aber nichts ändern. Unter Revision steht alles für die Prüfung:

• Checkliste: Kontostände per Jahresende abgeglichen? Ausgaben mit Beleg? Bankbewegungen gebucht? Stichprobe und Rückfragen erledigt?
• Stichprobe: alle Buchungen ab CHF 1000 und zehn zufällige, jeweils mit Beleg. «In Ordnung» oder «Rückfrage» – der Kassier bekommt die Rückfrage aufs Handy und antwortet direkt dort.
• Revisorenbericht: vorausgefüllt mit den Zahlen und dem Ergebnis der Prüfung, anpassbar, als PDF zum Unterschreiben.

Unter Berichte hinterlegt die Revision zum Schluss ihren Prüfvermerk.