Datenschutzerklärung

Diese Erklärung beschreibt, wie wir Personendaten bearbeiten: auf der Website vereinshuus.ch, in der Plattform app.vereinshuus.ch und bei der Kontaktaufnahme mit Vereinen. Sie richtet sich nach dem Schweizer Datenschutzgesetz (DSG).

1. Verantwortlich

Peter Müller, Vereinshuus, Burgstrasse 8, 5634 Merenschwand, info@vereinshuus.ch.

2. Wer wofür verantwortlich ist

• Daten der Vereine und ihrer Mitglieder (Mitgliederliste, Termine, Mitteilungen, Rechnungen, Buchhaltung …): Verantwortlich ist der jeweilige Verein. Wir bearbeiten diese Daten nur in seinem Auftrag und nach seinen Weisungen (Vertrag über die Auftragsbearbeitung, AVV). Fragen dazu richtest du am besten an deinen Verein.
• Daten der Vereine als unsere Kunden (Abo, Rechnungen, Kontakt), Website-Besuche, Kontaktanfragen und die Kontaktaufnahme mit Vereinen (Ziffer 7): Verantwortlich sind wir.

3. Website

Beim Aufruf der Website speichert der Server technisch nötige Angaben (IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Seite, Browser) in Protokollen, die nach 14 Tagen gelöscht werden.

Wir setzen keine Tracking- oder Werbe-Cookies und keine Dienste wie Google Analytics ein. Um zu sehen, woher Besuche kommen, zählen wir ohne Cookies und ohne IP-Adresse: Seite, Herkunftsseite (Referrer) und allfällige Kampagnen-Angaben in der Adresse (utm-Parameter). Daraus lässt sich keine Person bestimmen.

Schriften und Bilder liefern wir selbst aus; es werden keine Daten an Dritte übermittelt.

4. Kontaktformular und Mails

Wenn du uns schreibst, speichern wir Name, Mail-Adresse, Verein und Nachricht, um die Anfrage zu beantworten. Wir löschen sie, wenn sie erledigt ist und keine Aufbewahrungspflicht besteht, spätestens nach zwei Jahren.

5. Plattform

Konto

Für ein Konto braucht es Name und Mail-Adresse. Die Anmeldung erfolgt per Link oder mit Passwort (gespeichert nur als Hash), für Vorstandsrollen zusätzlich mit einem zweiten Faktor. Wir speichern den Zeitpunkt der letzten Anmeldung und ein Änderungsprotokoll, um Missbrauch zu erkennen.

Es werden nur technisch nötige Cookies gesetzt (Sitzung, Schutz vor gefälschten Formularen).

Push-Nachrichten

Wenn du Push-Nachrichten erlaubst, speichern wir die vom Browser erzeugte Empfangsadresse. Die Nachrichten werden über den Push-Dienst deines Browsers bzw. Betriebssystems (z. B. Apple, Google, Mozilla) zugestellt; sie enthalten nur einen kurzen Hinweis. Du kannst Push jederzeit im Profil abschalten. Erinnerungen an Termine enthalten die Knöpfe «Komme» und «Kann nicht»; sie verwenden einen Link, der nur für dich und diesen Termin gilt und nach 14 Tagen abläuft.

Glückwünsche und persönlicher Jahresrückblick

Schaltet ein Verein die automatischen Glückwünsche ein, verwendet Vereinshuus Geburtsdatum bzw. Eintrittsdatum, um dir im Namen des Vorstands zu gratulieren (per App oder Mail). Wir speichern, wann gratuliert wurde, damit es nicht doppelt geschieht. «Mein Jahr» zeigt nur dir deine eigenen Zahlen (Präsenz, Auftritte, Helfereinsätze); das Bild dazu entsteht nur, wenn du es öffnest, und wird nicht gespeichert. Ob du es teilst, entscheidest du.

KI-Helfer

Ruft jemand im Verein den KI-Helfer auf, wird der eingegebene Text bzw. das Foto eines Belegs an die KI-Dienste von Infomaniak Network SA, Genf in der Schweiz übermittelt. Namen von Mitgliedern werden vorher, soweit möglich, durch Platzhalter ersetzt. Die Daten werden nicht zum Trainieren von Modellen verwendet und nicht dauerhaft gespeichert.

Kategorievorschlag beim Bankimport: Vereinshuus lernt zuerst aus den bisherigen Buchungen des Vereins; nur was so nicht zuzuordnen ist, geht als Buchungstext an den KI-Dienst – Namen von Mitgliedern durch Platzhalter ersetzt, die Gegenpartei nur, wenn sie erkennbar eine Firma oder Behörde ist. Mehrseitige Belege werden mit allen Seiten ausgelesen.

«Frag s Vereinshuus»: Für eine Frage erhält der KI-Dienst nur die Frage selbst (Namen durch Platzhalter ersetzt) und die Liste der Auskünfte, die die fragende Person sehen darf. Die Antwort mit den Vereinsdaten stellt Vereinshuus selbst zusammen; diese Daten gehen nicht an den KI-Dienst. Der Gesprächsverlauf wird nur für die laufende Sitzung gespeichert.

Sitzungsprotokoll aus Tonaufnahme: Die Aufnahme wird zur Spracherkennung an Infomaniak Network SA, Genf übermittelt, bis zur Verarbeitung (in der Regel wenige Minuten) im nicht öffentlichen Speicher unseres Servers gehalten und danach gelöscht – auch wenn die Verarbeitung scheitert. Wer eine Sitzung aufnimmt, informiert die Anwesenden vorher.

Übernahme von eurer Website und aus anderen Programmen

Gebt ihr bei der Einrichtung eure Vereinswebsite an, liest Vereinshuus in eurem Auftrag höchstens acht öffentliche Seiten dieser Website (robots.txt wird beachtet, kein Login, keine Mitgliederlisten) und schlägt Name, Logo, Farben, Kontakt, Vorstand und öffentliche Termine vor. Übernommen wird nur, was ihr einzeln bestätigt; Personen erscheinen nur als Entwurf und werden erst auf euren Klick eingeladen. Sind auf der Website offensichtlich nicht öffentliche Personendaten sichtbar, brechen wir sofort ab und speichern nichts. Für die automatische Erkennung von Spalten beim Import einer Mitgliederliste erhält der KI-Dienst nur die Spaltennamen und die Art der Werte (z. B. «Datumsangaben»), nie die Inhalte.

Hilfe und Support

Fragen im Hilfe-Fenster («?») beantwortet Vereinshuus aus dem Hilfe-Center. Ist der KI-Helfer eingerichtet, erhält er nur die Frage (Namen von Mitgliedern durch Platzhalter ersetzt) und die passenden Abschnitte der Anleitung; gespeichert wird nichts davon. Mit «Peter fragen» schickst du uns eine Nachricht, auf Wunsch mit Bildschirmfoto, dazu die Seite, die Bildschirmgrösse, den Browser und deine Rollen im Verein. Ein Bildschirmfoto kann Daten deines Vereins zeigen; es dient nur der Hilfe, geht per Mail an den Support und wird zusammen mit der Anfrage nach 180 Tagen gelöscht.

Abo und Zahlung

Für das Abo bearbeiten wir Vereinsname, Rechnungsadresse, Name und Mail-Adresse der Ansprechperson, gewählte Stufe und Zahlungsstatus. Zahlungen mit Karte wickelt Stripe Payments Europe, Ltd., Dublin (Irland) ab. Die Kartendaten gibst du direkt bei Stripe ein; wir sehen sie nicht. Stripe bearbeitet Zahlungsdaten zudem in eigener Verantwortung, etwa zur Betrugsbekämpfung, und übermittelt sie auch an Stripe, Inc. in den USA (zertifiziert unter dem Swiss-U.S. Data Privacy Framework, ergänzend Standardvertragsklauseln). Buchungsbelege bewahren wir zehn Jahre auf.

Mails

Mails der Plattform (Anmeldelinks, Mitteilungen, Rechnungen) versenden wir über Hostpoint AG, Rapperswil-Jona in der Schweiz. Zu jeder Mail speichern wir ein Versandprotokoll (Zeitpunkt, Empfänger, Betreff, Status) für 180 Tage.

6. Speicherort und Dienstleister

Die Plattform läuft auf Servern von Infomaniak Network SA, Genf in der Schweiz. Sicherungen werden verschlüsselt bei Infomaniak Network SA (Swiss Backup), Genf in der Schweiz abgelegt.

7. Kontaktaufnahme mit Vereinen

Wir stellen Vereinshuus Vereinen in der Schweiz vor, indem wir einzelne Vereine per Mail anschreiben. Dafür bearbeiten wir öffentlich zugängliche Angaben von Websites der Vereine oder aus öffentlichen Verzeichnissen: Vereinsname, Ort, Vereinstyp, die veröffentlichte Kontaktadresse und gegebenenfalls Name und Funktion der dort genannten Kontaktperson sowie die Quelle. Wir schreiben jeden Verein höchstens zweimal an (eine Mail und eine Erinnerung).

Antwortet ein Verein, dass er keinen Kontakt wünscht, setzen wir die Adresse auf eine Sperrliste und schreiben nie mehr. Die Sperrliste enthält nur die Adresse und das Datum. Kommt innert 12 Monaten keine Antwort, löschen wir die Angaben.

Rechtfertigungsgrund ist unser Interesse, Vereine über ein Angebot für Vereine zu informieren (Art. 31 Abs. 1 DSG). Du kannst jederzeit widersprechen: eine kurze Antwort auf die Mail oder eine Mail an info@vereinshuus.ch genügt.

8. Datensicherheit

Verschlüsselte Verbindungen (HTTPS), strikte Trennung der Vereine in der Datenbank, gehashte Passwörter, Zwei-Faktor-Anmeldung für Vorstandsrollen, Schutz vor Fehlversuchen, regelmässige Sicherheitsupdates und verschlüsselte Sicherungen in der Schweiz.

9. Aufbewahrung und Löschung

Endet das Abo eines Vereins, bleiben seine Daten im Nur-Lese-Modus zugänglich und exportierbar. Frühestens 90 Tage danach löschen wir sie, nach zwei Vorwarnungen per Mail. Sicherungen werden nach spätestens 3 Monaten überschrieben. Rechnungen und Buchungsbelege des Abos bewahren wir zehn Jahre auf.

10. Deine Rechte

Du kannst Auskunft über deine Daten verlangen, sie berichtigen oder löschen lassen und der Bearbeitung widersprechen. In der Plattform siehst du unter Profil, was über dich gespeichert ist, und kannst es herunterladen. Für Daten, die ein Verein verantwortet, wende dich an den Verein; wir unterstützen ihn dabei. Du kannst dich auch an den Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten (EDÖB) wenden.

11. Änderungen

Wir passen diese Erklärung an, wenn sich unsere Bearbeitung ändert. Es gilt die hier veröffentlichte Fassung.