Passivmitglieder-Beiträge in 30 Minuten verschicken

Passivmitglieder und Gönner sind für viele Vereine die wichtigste Einnahme. Trotzdem bedeutet die jährliche Rechnung oft einen ganzen Abend: Adressliste abgleichen, Einzahlungsscheine drucken, Couverts falten, frankieren. Mit einer guten Vorbereitung schafft ihr es in einer halben Stunde.

1. Die Liste bereinigen (10 Minuten)

Nehmt die Liste vom letzten Jahr und markiert:

• Wer ist verstorben, weggezogen oder hat abgesagt? Diese Personen ausnehmen, nicht löschen – für die Chronik und die Buchhaltung bleiben sie erhalten.
• Wer hat zwei Jahre nicht bezahlt? Vielen Vereinen bewährt sich: nach dem zweiten Jahr ohne Zahlung eine freundliche Nachfrage statt einer weiteren Rechnung.
• Wer wohnt zusammen? Paare und Familien bekommen eine Rechnung, nicht zwei.

2. Die QR-Rechnung richtig aufsetzen (5 Minuten)

Seit Oktober 2022 gibt es in der Schweiz nur noch die QR-Rechnung. Für Vereine wichtig:

• Mit oder ohne Betrag: Bei Gönnerbeiträgen lohnt sich ein Vorschlag (z. B. «ab CHF 30») und eine QR-Rechnung ohne fixen Betrag. So kann jede Person selbst entscheiden.
• Mit Referenz: Mit einer QR-IBAN und QR-Referenz (oder einer Creditor Reference «RF…» bei normaler IBAN) ordnet sich jede Zahlung automatisch der richtigen Person zu. Ohne Referenz müsst ihr jede Zahlung von Hand suchen.
• Mitteilung: Kurz halten, z. B. «Passivbeitrag 2027». Die Bank zeigt nur 140 Zeichen.

3. Ein Brief, der gelesen wird

Passivmitglieder zahlen gerne, wenn sie wissen, wofür. Drei Sätze genügen:

• Was der Verein dieses Jahr erlebt hat (Konzert, Fest, Jugend).
• Was als Nächstes kommt, mit Datum – am besten mit Einladung.
• Danke.

Ein Foto vom letzten Auftritt macht mehr als jede Formulierung.

4. Verschicken (10 Minuten)

Trennt die Liste in drei Wege:

1. Per Mail: Rechnung als PDF mit QR-Teil. Die meisten zahlen direkt mit der Banking-App.
2. In der App: Wer die Vereins-App nutzt, bekommt die Rechnung dort und zahlt mit einem Tipp.
3. Per Post: Nur, wer keine Mail hat. Mit Fenstercouverts entfällt das Adressieren.

5. Zahlungen verbuchen (5 Minuten, ein paar Mal)

Ladet alle zwei bis drei Wochen den Kontoauszug als camt-Datei aus dem E-Banking und lest ihn ein. Zahlungen mit Referenz werden automatisch zugeordnet. Nach 60 Tagen eine freundliche Erinnerung an alle, die noch offen sind – nicht als «Mahnung» betitelt, Passivmitglieder zahlen freiwillig.

So geht es mit Vereinshuus

In Vereinshuus ist das ein Beitragslauf: Kategorie «Passiv» wählen (fixer Betrag oder «freiwillig ab CHF 30» mit QR-Code ohne Betrag), Text schreiben, Vorschau prüfen, senden. Mail, App und Druckliste für die Post entstehen in einem Schritt, die Zahlungen ordnen sich über die QR-Referenz zu. Anleitung: Beiträge und QR-Rechnungen.