Jahresrechnung für die GV ohne Buchhaltungswissen

Viele Kassierinnen und Kassiere sind keine Buchhalter – und müssen es auch nicht sein. Für die meisten Vereine reicht eine einfache, saubere Rechnung. Hier steht, was es braucht.

Was das Gesetz verlangt

Vereine, die nicht im Handelsregister eingetragen sein müssen, dürfen eine vereinfachte Buchhaltung führen: Einnahmen und Ausgaben sowie die Vermögenslage (Art. 957 Abs. 2 OR, die sogenannte «Milchbüchlein-Rechnung»). Belege und Bücher sind zehn Jahre aufzubewahren (Art. 958f OR). Was eure Statuten zusätzlich verlangen – etwa eine Revision –, gilt ebenso.

Die zwei Teile der Jahresrechnung

• Erfolgsrechnung: Was ist reingekommen (Beiträge, Konzert, Festwirtschaft, Sponsoren), was ist rausgegangen (Dirigent, Noten, Miete, Versicherung)? Unten steht der Gewinn oder Verlust.
• Bilanz: Was hat der Verein am 31. Dezember (Bank, Kasse, offene Rechnungen, Inventar) und was schuldet er (offene Lieferantenrechnungen, Vorauszahlungen)? Die Differenz ist das Vereinsvermögen.

Für die GV gehören zu beiden Teilen die Vorjahreszahlen und, falls ihr eines habt, das Budget. So sehen die Mitglieder auf einen Blick, wo es Abweichungen gibt.

Der Abschluss in sechs Schritten

1. Alles gebucht? Kontoauszüge bis 31.12. vollständig, alle Quittungen erfasst.
2. Bank und Kasse abstimmen: Saldo in der Buchhaltung = Saldo auf dem Kontoauszug. Bargeld zählen.
3. Offene Posten: Rechnungen, die im alten Jahr gestellt, aber noch nicht bezahlt sind, gehören ins alte Jahr. Ebenso Ausgaben fürs alte Jahr, die erst im Januar bezahlt werden.
4. Vorauszahlungen: Was im Dezember für das nächste Jahr eingegangen ist (z. B. Beiträge 2027), gehört ins nächste Jahr.
5. Inventar: Grössere Anschaffungen (Instrumente, Uniformen, Zelt) könnt ihr über mehrere Jahre abschreiben – oder bewusst im Jahr der Anschaffung als Aufwand verbuchen. Wichtig ist, es jedes Jahr gleich zu machen.
6. Abschliessen: Erfolgsrechnung und Bilanz erstellen, Gewinn oder Verlust ins Vereinsvermögen übertragen, Anfangsbestände fürs neue Jahr übernehmen.

Was die Revision sehen will

Die Revisorinnen und Revisoren prüfen in der Regel: Stimmen Bank und Kasse? Gibt es zu jeder Buchung einen Beleg? Sind grössere Ausgaben durch den Vorstand bewilligt? Gebt ihnen Kontoauszüge, Belege und die Jahresrechnung zwei bis drei Wochen vor der GV. Ihr Bericht schliesst mit einer Empfehlung an die GV, die Rechnung zu genehmigen und dem Vorstand Entlastung zu erteilen.

Häufige Stolpersteine

• Privat ausgelegt: Wer etwas für den Verein bezahlt, reicht die Quittung als Spesen ein. Nie Vereinsgeld und privates Geld mischen.
• Festwirtschaft: Den Umsatz brutto erfassen (Einnahmen) und den Einkauf separat (Ausgaben). Nur den Gewinn zu buchen macht die Rechnung undurchsichtig.
• Sparkonto vergessen: Jedes Konto des Vereins gehört in die Bilanz.

So geht es mit Vereinshuus

In Vereinshuus bucht ihr «Einnahme» oder «Ausgabe» mit einer Kategorie, den Rest erledigt eine doppelte Buchhaltung im Hintergrund. Der Abschluss-Assistent führt durch die Schritte oben, Erfolgsrechnung und Bilanz mit Vorjahr und Budget gibt es als PDF für die GV, und die Revision bekommt einen Lesezugang. Anleitung: Kasse und Buchhaltung.